Ochrona danych osobowych staje się dla wielu firm sprawą priorytetową, zwłaszcza w świetle nowo wchodzących ustaw, a dane papierowe są w tym przypadku równie istotne co te cyfrowe. Zresztą, zapewnienie bezpieczeństwa dokumentom drukowanym jest o wiele prostszym zadaniem, niż tym cyfrowym. Jeśli chodzi zaś o niszczenie dokumentów, kluczową częścią tego zadania jest znalezienie bezpiecznego i skutecznego sposobu. Zatem niszczarka to sprzęt, bez którego żadna firma obecnie nie może sprawnie działać. Teraz pozostaje tylko pytanie: jaką niszczarkę wybrać?
Oczekiwania klientów
Niszczarka, jak każde urządzenie powinna spełniać oczekiwania użytkowników. Czego one dotyczą? Jakie problemy i wyzwania mogą stać przed takim sprzętem? Firma ACCO Brands przeprowadziła badania potrzeb i wymagań konsumentów. W wyniku czego podzielono je na trzy główne kategorie: bezpieczeństwo, wydajność i stosunek wartości do ceny. W odpowiedzi na zapotrzebowanie klientów ACCO Brands w 2008 roku całkowicie zautomatyzowała technologię podawania papieru, wprowadzając na rynek pierwszą na świecie niszczarkę Rexel Auto Feed. System ten całkowicie zmienił sposób niszczenia dokumentów. Auto Feed posiada pojemnik na większe partie materiału oraz automatyczny system podawania i niszczenia, eliminujący udział pracownika w całym procesie. Oznacza to koniec ręcznego niszczenia kartek jedna po drugiej; do niszczarki wkładamy dokumenty a ona sama wykonuje całość pracy za nas. Od 2008 roku technologia jest regularnie doskonalona. Obecnie istnieje kilkanaście modeli Rexel Auto Feed, każdy dopasowany do innych potrzeb użytkownika.
Bezpieczeństwo dokumentów
Przy wyborze niszczarki ważne jest bezpieczeństwo, czyli sposób niszczenia (rozdrabniania) dokumentów. Pytanie na jakie musimy sobie odpowiedzieć to: na jakim poziomie bezpieczeństwa nam zależy? Poziom ten określa sposób cięcia dokumentu. Auto Feed daje nam możliwość wyboru między poziomem P-3, który tnie kartę A4 na 200 kawałków a P-5, który rozdrobni ją na 2.000 kawałków. Niszczarki z P-3 i P-4 są idealne do użytku domowego lub dowolnego biura wymagającego zabezpieczenia dokumentów poufnych, natomiast te z P-5 przeznaczone są dla środowisk o wysokim poziomie bezpieczeństwa.
Poufność danych
Inna kwestia – jak wysoka jest poufność niszczonych dokumentów? Większość modeli tej linii wyposażono w opcję zamykania pokrywy na indywidualny kod PIN, który zabezpiecza dokumenty przed osobą postronną. Dokumenty wkładamy do urządzenia, zamykamy pokrywę i zabezpieczamy kodem - niszczarka wykonuje całą pracę sama. Ciekawostką jest tzw. inteligentna funkcjonalność niektórych modeli – czyli zdalnie sterowane, zarządzanie i system powiadomień poprzez specjalną aplikację na smartfonie.
Wydajność
Kolejnym punktem przy wyborze jest wydajność. Powolność, przegrzewanie się, konieczność dokładania po jednej kartce, rozszywanie notatek, czyli – czas spędzony podczas utylizacji dokumentów to nadal główna bolączka użytkowników niszczarek. Teraz, dzięki technologii Auto Feed, to już nie problem. Niszczarka całą pracę wykonuje sama – bez pomocy i wysiłku. Dodatkowo istotna jest szybkość z jaką rozdrabniane są dokumenty. Urządzenia Auto Feed pozwalają oszczędzić 98% czasu - 500 arkuszy papieru jest niszczonych w 14 sekund, przy ich ręcznym niszczeniu zajmie to 14 minut i 25 sekund. Dodatkowo, warto zwrócić uwagę na wydajność pojemnika na ścinki – im większa ilość kawałków na jakie zostaje pocięty dokument tym więcej pojemnik może pomieścić.
Czas to pieniądz
Badanie wykazało, że niszczarki starego typu są na tyle mało ekonomiczne, że firmy zamiast kupować nowy sprzęt zaczynają szukać bardziej opłacalnych rozwiązań niszczenia dokumentów papierowych. Istotne zatem jest czy zakup niszczarki „zwróci się” firmie. W tym wypadku najistotniejsza jest kwestia oszczędności czasu pracowników - nie muszą już uczestniczyć przy procesie rozdrabniania. Wystarczy, że zostawia dokumenty w urządzeniu i mogą wracać do pracy. Istotna będzie także szybkość rozdrabniania. Urządzenia Auto Feed pozwalają oszczędzić 98% czasu - 500 arkuszy papieru jest niszczonych w 14 sekund, przy ich ręcznym niszczeniu zajmie to 14 minut i 25 sekund. Dodatkowo, warto zwrócić uwagę na wydajność pojemnika na ścinki – im większa ilość kawałków na jakie zostaje pocięty dokument, tym więcej pojemnik może pomieścić. Kolejną „względną” jest ilość osób, które będą korzystać z niszczarki, ilość niszczonych dokumentów oraz przyzwyczajenia pracowników (wg ACCO Brands aż 53% z nich przechowuje dokumenty do zniszczenia składając je „na kupkę” i niszczy większymi partiami). Zatem istotne jest dobranie wielkości pojemnika na dokumenty. W zależności od potrzeb Rexel Auto Feed mogą rozdrabniać od 100 do 750 arkuszy jednorazowo.
Dodatki
Przy wyborze urządzenia powinniśmy również dowiedzieć się czy niszczarki posiadają funkcje samo oliwienia, automatycznego czyszczenia po zacięciu, niszczenia spinaczy, zszywek, płyt CD i kart kredytowych oraz kwestii gwarancji na noże.
Specyfikacja poszczególnych modeli:
https://www.rexeleurope.com/pl-pl/products/niszczarki/niszczarki-auto-feed/
Koszt od 899 do 7.200 PLN netto (w zależności od modelu)
Więcej informacji:
Anna Dylińska, tel. 601258717, anna.dylinska@inmedia.net.pl